Сначала определите одно место, где хранится актуальная информация
Хаос появляется не из-за количества учеников, а когда время урока находится в календаре, оплата — в таблице, домашняя работа — в чате, а перенос — в памяти. Выберите один основной источник правды. Остальные каналы должны только приводить к нему или присылать уведомления.
После каждого изменения сразу обновляйте основное место: перенесли урок — изменили расписание; получили оплату — отметили её; выдали задание — записали срок и материалы.
Практический процесс на неделю
Не нужно вести большую CRM. Достаточно четырёх повторяемых моментов, которые удерживают расписание, учеников и деньги в актуальном состоянии.
1. Расписание: отделите рабочие окна от занятых уроков
Сначала задайте часы, в которые вы в принципе готовы работать. Затем отмечайте в них занятия, личные события и исключения. Такой подход проще, чем каждую неделю вручную перечислять все свободные слоты.
- Задайте регулярные рабочие интервалы по дням недели.
- Закрывайте отпуск, дорогу и личные события отдельными исключениями.
- Оставьте запас между уроками, если нужно подготовить материалы или отдохнуть.
- Проверяйте часовой пояс, когда ученик находится в другой стране.
Как принимать новые заявки
Публичная ссылка на запись экономит переписку, если показывает только актуальные окна. Оставьте ручное подтверждение заявки: оно даёт время проверить запрос, формат и готовность взять ученика.
В Repetly этот сценарий находится в разделе самозаписи. Посмотрите, как устроены расписание и публичная запись.
2. После занятия: обновите статус, оплату и домашнюю работу
Самый надёжный момент для учёта — сразу после урока. Через несколько часов детали стираются, а несколько пропущенных отметок превращают баланс и историю занятий в догадку.
Проведён, перенесён, отменён или пропущен — с понятным правилом оплаты.
Обновите баланс или остаток абонемента и сохраните дату операции.
Коротко сформулируйте задание, приложите материалы и укажите срок.
3. Связь: отделите обсуждение урока от организационных уведомлений
Для вопросов по теме нужен диалог с контекстом. Для напоминаний о времени — короткое автоматическое сообщение. Не смешивайте их: иначе важный разбор задачи теряется между переносами и подтверждениями.
Следующий урок, актуальная домашняя работа, файлы и договорённость, на которую можно сослаться позже.
4. Пятничный обзор: закройте хвосты до следующей недели
Выделите 15–20 минут и проверьте только отклонения, а не всю базу учеников.
- неподтверждённые заявки и переносы;
- уроки без статуса;
- просроченные задания, которые требуют ответа;
- долги и абонементы, которые скоро закончатся;
- слишком плотные или пустые дни следующей недели.
Аналитика нужна не ради красивого графика, а для решения: открыть дополнительное окно, напомнить об оплате, пересобрать расписание или оставить всё как есть.
Чек-лист
Минимальная система частного репетитора
- Одно основное расписание с рабочими окнами и исключениями
- Карточка каждого ученика с историей и текущим балансом
- Понятный статус каждого проведённого или отменённого урока
- Домашняя работа с материалами и сроком
- Один канал для содержательного общения и отдельные напоминания
- Короткий обзор заявок, оплат и нагрузки раз в неделю
Готовый рабочий процесс
Соберите расписание, учеников и оплаты в Repetly
Во время пилотного запуска основные функции доступны бесплатно. Начните с расписания и добавляйте остальное по мере необходимости.